【急募】役員秘書（エグゼクティブアシスタント）

【企業名】　コンフィデンシャル （「名刺を企業の資産に変える」をコンセプトに、
社内にある全ての名刺を集約することで、名刺を”価値ある資産”に変える名刺管理サービスを
法人・個人向けに提供しています/マザーズ上場）

【ポジション】　【急募】役員秘書（エグゼクティブアシスタント）

【職務内容】　
担当する取締役（1名）の秘書業務、および管掌部門（約80名）のアシスタント業務全般を担当します。

【ミッション】
担当役員の業務内容や部門のビジネス概要を理解した上で、裁量をもって必要な調整を行い、担当役員
・部門ひいては会社全体の生産性向上をサポートしていただきます。

【具体的な業務】
〈秘書業務〉事務的な役員秘書業務を始めとして、幅広く担当していただきます。

・スケジュール管理：顧客訪問や社外、社内複数部署アポイント調整
※SlackやFacebook Messenger、Gmailなどさまざまなサービスを利用
・来客対応、会議セッティング
※Zoom、Hangouts Meet、Webexなどのテレビ会議システムを利用
・国内外出張に関する各種手配、調整
・経費精算などの事務処理
・各種資料の作成
※PowerPoint、Googleスライドを利用（アニメーション
・ノート
・図表も使用）
・慶弔、各種贈答品手配
・その他役員のサポート業務および庶務業務（ランチ手配、デスククリーンなど）

〈部門アシスタント業務〉他部門や事業部内メンバーと協業して、業務に当たっていただきます。

・事業部内調整業務：
1on1ミーティングの調整、部会の取り仕切りなど
・事業部内総務関連業務：各種学会への出張対応など
・入退社対応：正社員、契約社員、派遣社員、アルバイト含む
・業務委託先契約、各種購買管理

【ポジションについて】
頻度は高くありませんが、英語を使用する場面が一定数あります。

＜業務で利用するサービス＞
・社内コミュニケーション：Slack、Workplace
・スケジュール管理：Googleカレンダー
・その他：G Suite、Salesforce、Kintone、Box、Webex、Zoom、Hangouts Meetなど

【年収】　　　500万円　～　700万円
【勤務地】　　東京都港区北青山
【雇用形態】　正社員
【会社概要】　従業員：501〜1,000名、売上：未公表
【業種】　　　ソフトウェア・情報処理
【採用背景】　欠員補充のための募集です。

【必須要件】
下記すべてを満たす方
〈経験・スキル〉
・就業経験（5年以上）
・部門アシスタントやグループセクレタリー経験（3年以上）
・IT企業、または設立年数が浅い企業での就業経験
・基本的なパソコンスキル、ビジネスマナー
〈その他〉
・同時並行的に業務を担当しても、冷静に物事に対処することができる方
・業務に対するスピード感がある方
・協調性がある方
・主体的に働く能力、セルフスターターである方
・英語を使う業務に抵抗がない方

【歓迎要件】
・取締役以上の秘書経験
・業務上の英語利用経験（メールや電話、来客対応、簡単な日本語からの英訳など）
・社内外の関係者と素直にコミュニケーションがとれる方

 

株式会社オーシャン
MAIL：ocean@ocean-japan.co.jp

※詳細については、下記よりお問い合わせください。

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